Vezetői kommunikáció – hogyan mondd ki azt, amit vezetőként ki kell mondanod?

Vezetőként nemcsak az számít, mit mondasz, hanem az is, hogyan értelmezik a szavaidat. Ebben a cikkben arról olvashatsz, hogyan kommunikálj egyértelműen, hogyan mondd ki a nehéz dolgokat, és hogyan alakíts ki olyan vezetői kommunikációt, amely egyszerre határozott, hiteles és önazonos.

Vezetőként ugyanaz a mondat már mást jelent.

Amit korábban kollégaként véleményként fogalmaztál meg, azt vezetőként könnyen elvárásként értelmezik. Amit nem mondasz ki egyértelműen, azt a kollégáid megpróbálják kitalálni. Amit pedig túl sokáig halogatsz, abból könnyen bizonytalanság, félreértés vagy feszültség lehet.

A vezetői kommunikáció ezért nem egyszerűen arról szól, hogy jól fogalmazol-e. Hanem arról is, hogy tudsz-e irányt adni, elvárásokat tisztázni, nemet mondani, döntéseket közölni és nehéz dolgokat kimondani úgy, hogy közben önazonos maradj.

Kezdő vezetőként ez különösen nehéz lehet. Nem feltétlenül azért, mert ne tudnád, mit szeretnél mondani. Sokkal inkább azért, mert még keresed, hogyan mondd ki vezetőként.

Amikor vezetővé válsz, nemcsak új feladatokat kapsz. A kommunikációd szerepe is megváltozik.

Korábban mondhattad: 

„Szerintem ezt így lenne érdemes csinálni.” – Vezetőként ugyanez a mondat már egészen mást jelenthet.

A munkatársad könnyen úgy hallja: „Ezt így kell csinálnom.”

És ez nem azért történik, mert rosszul kommunikálsz. Hanem azért, mert megváltozott a szereped.

Ezzel együtt új helyzetek is megjelennek. Vezetőként például:

• elvárásokat kell megfogalmaznod,
• nemet kell mondanod, határt kell húznod,
• döntéseket kell közölnöd,
• feladatot kell kiadnod,
• követned kell a feladatok megvalósítását,
• vagy olyan beszélgetést kell kezdeményezned, amelyet legszívesebben elkerülnél.

A vezetői kommunikáció ezért nagyon szorosan kapcsolódik ahhoz, hogyan találod meg a saját vezetői működésedet. Mert nemcsak az számít, mit mondasz, hanem az is, milyen vezetőként vagy jelen ezekben a helyzetekben.

Sok kezdő vezető pontosan tudja, miről kellene beszélnie. A nehézség gyakran nem itt van.

Hanem például itt:

„Nem akarok túl kemény lenni.”

„Nem akarom, hogy azt gondolják, elszálltam magamtól.”

„Eddig kollégák voltunk.”

„Mi van, ha rosszul reagál?”

„Mi van, ha megsértődik?”

„Nem akarok mikromenedzselni.”

„Talán úgyis érti, mire gondolok.”

Ezek teljesen érthető dilemmák, de a probléma ott kezdődik, amikor emiatt a szükséges mondat elmarad, mert a kimondatlanság is kommunikáció.

A vezetői kommunikáció egyik fontos része ezért az, hogy megtanuld időben kimondani azt, amit ki kell mondani. Nem feltétlenül keményebben, hanem tisztábban. 

Ha nem egyértelmű, mit vársz, a másik kénytelen feltételezni. Ha nem jelzed, hogy valami nem működik jól, könnyen azt hiheti, hogy minden rendben. Ha egy döntés hátterét nem magyarázod el, a csapat maga fog történetet gyártani hozzá. Ha pedig túl sokáig kerülöd a nehéz beszélgetéseket, azok ritkán lesznek könnyebbek. Inkább egyre több feszültség rakódik rájuk.

Egyértelműnek lenni nem ugyanaz, mint keménynek lenni!

Nem minden helyzet oldható meg egy kommunikációs formulával. Mégis van néhány szempont, amely sok félreértést megelőzhet.

A „jó lenne, ha minél előbb elkészülne” és a „péntek délig szükségem van rá” között nagy különbség van.

Minél fontosabb egy feladat, annál kevésbé érdemes arra hagyatkozni, hogy a másik ugyanazt érti a szavaid alatt, amit te.

Az egyértelműség nem merevséget jelent. Hanem azt, hogy a másik tudja, mihez igazodjon.

"Sokkal könnyebb kapcsolódni egy feladathoz vagy döntéshez, ha érted a mögötte lévő okot."

Nem kell mindent hosszan indokolni. De a kontextus sokszor segít abban, hogy egy utasítás ne puszta utasításnak hasson. 

Más érzés azt hallani: „Ezt most előre kell vennünk", és más azt: „Ezt most azért vesszük előre, mert az ügyfél döntése ettől függ, és ha csúszunk, az egész projekt tolódik.”

A bizonytalan felelősségi helyzetek rengeteg vezetői feszültséget teremtenek.

Ki viszi tovább? Ki dönt? Ki egyeztet? Ki jelzi, és kinek, ha elakad?

Ha ezek nincsenek tisztázva, könnyen az történik, hogy mindenki úgy érzi, valaki más fogja megoldani. A világos kommunikáció itt már szorosan kapcsolódik a delegáláshoz és a bizalomhoz is.

Sok megbeszélés azért marad eredménytelen, mert nincs világos lezárása.

Mi a következő lépés? / Mikor térünk vissza rá? / Mikor vársz eredményt? / Kell-e közben egyeztetni?

Az egyértelmű következő lépés biztonságot ad. Nemcsak a munkatársnak, hanem a vezetőnek is.

A vezetői kommunikáció fejlesztése nem azt jelenti, hogy felveszel egy „vezetői hangot”, amely idegen tőled.

• Nem kell feltétlenül hangosabbnak lenned.
• Nem kell minden helyzetben gyorsabban reagálnod.
• Nem kell keményebbnek mutatnod magad.
• Van, aki természetesen közvetlenebb.
• Van, aki több kérdést tesz fel.
• Van, aki röviden fogalmaz.
• Más több kontextust ad.

Az a fontos, hogy a te kommunikációd érthető, hiteles és az adott vezetői helyzetben működőképes-e, és nem az, hogy melyik kommunikációs stílus a helyes. Ez különösen fontos akkor, amikor valaki frissen kerül vezetői szerepbe, hiszen ilyenkor könnyű másokat utánozni, egy korábbi főnököt, egy tapasztalt vezetőt vagy egy tréningen hallott mintát.

Ezekből lehet tanulni, de hosszú távon nem az a cél, hogy valaki más stílusát lemásold, hanem az, hogy kialakuljon a saját vezetői hangod.

Ha még keresed, hogyan alakítsd ki a saját vezetői működésedet, erről részletesebben írtam az Egy kezdő vezető kérdései – hogyan alakítsunk ki önazonos vezetői stílust? című cikkben.

Vezetőként lesznek beszélgetések, amelyek után arra gondolsz: „Ezt mondhattam volna jobban.” Lesz, amikor túl sokat magyarázol, máskor túl gyorsan zárod le a témát. Előfordul majd, hogy későn mondasz ki valamit, vagy éppen túl hamar.

Ez önmagában nem probléma. A fontos az, hogy minél előbb felismerd, mi működik, mi nem, és mit szeretnél legközelebb másképp csinálni.

A saját vezetői hang nem egyik napról a másikra alakul ki. Beszélgetésekből, hibákból, utólagos felismerésekből, visszajelzésekből, és abból, hogy egyre jobban érted saját magadat.

Érdemes időnként megfigyelned például:

• Mit halogatsz rendszeresen kimondani?
• Mikor magyarázod túl a mondanivalódat?
• Mikor vagy a szükségesnél keményebb?
• Mikor próbálsz mindenkit meggyőzni?
• Mikor fogalmazol kérdésként olyasmit, amiről valójában már döntöttél?
• Milyen beszélgetések előtt érzel visszatérően feszültséget?

Ezek nemcsak kommunikációs kérdések, hanem vezetői önismereti kérdések is, és fontos részei a vezetői identitásod, vezetői eszközkészleted fejlődésének. És minél tisztábban látod a saját szerepedet, felelősségedet és működésedet, annál könnyebb lesz eldöntened, mit, mikor és hogyan érdemes kimondanod.

Nem az a cél, hogy mindig tökéletesen fogalmazz, és minden beszélgetés tökéletes legyen.

Sok vezetői helyzetben valójában nem az információ hiányzik, és nem is az a kérdés, hogy tudod-e, mit kellene mondanod.

Hanem például az, hogy:

• beszélj-e egy munkatárssal egy problémáról/feladatról, és ha igen, hogyan;
• hogyan fogalmazd meg az elvárásaidat úgy, hogy azok valóban érthetőek legyenek;
• kinek, mikor és hogyan mondj nemet;
• mikor jött el az a pont, amikor valamit már nem érdemes tovább halogatni.

 Ezek a hétköznapi helyzetek jól mutatják, mennyire összefügg a vezetői kommunikáció és a vezetői önismeret.

Ha eljutottál idáig, valószínűleg már látszik, hogy nem feltétlenül egy újabb kommunikációs technikára van szükséged.

Sokszor többet segít, ha ránézel arra, mi történik benned egy-egy nehéz helyzetben.

Mi tart vissza? / Mitől tartasz? / Mit nehéz vezetőként felvállalnod? / És hogyan tudsz úgy változtatni ezen, hogy közben ne egy idegen szerepet kezdj el játszani?

A vezetői kommunikáció gyakran nem azért nehéz, mert nem ismerünk elég kommunikációs technikát. Hanem azért, mert egy konkrét helyzetben nem könnyű eldönteni, mit, hogyan és mennyire határozottan mondjunk ki.

Egy coaching folyamat során abban tudlak támogatni, hogy a saját vezetői helyzeteidből indulva találd meg azt a működést és kommunikációs módot, amely egyszerre egyértelmű, hiteles és működőképes számodra.

Így nem minden új helyzetet kell hosszú próbálkozások során kitapasztalnod, és hamarabb kialakulhat az a vezetői működés, amelyben te és a csapatod is magabiztosabban tudtok működni.